Ärendehantering

Ärendehanteringen knyter ihop hela verksamheten. Kunder loggar in, entreprenörer hämtar jobb, drifttekniker hämtar felanmälningar och rondlistor, förvaltare övervakar statistiken och kundtjänst får en total överblick. En väl fungerande ärendehantering är avgörande för att din förvaltning ska fungera säkert, ekonomiskt och effektivt.

Behovsanalys

I detta steg pratar vi oss samman kring vilka servicenivåer / SLA ni vill utlova, hur nyckeltalen ska beräknas och ert behov av intern uppföljning och statistik. Vi ser över vilka behov ni har avseende ärendetyper med tillhörande processteg och checklistor. Vi konfigurerar de svarsmallar ni vill jobba med och vi ser över behovet av faktureringsstöd och konfigurerar ert attestflöde och fakturornas utformning.

Utöver ert interna behov säkerställer vi att era externa roller i form av hyresgäster och underentreprenörer ser det som de behöver.

Vanliga frågor

Hur vet jag att jag har fått ett nytt ärende?
Svar: Jobbar du ofta i systemet så ser du det på din att-göra lista. Är du sällan inne i systemet kan du få ett mail eller SMS.
Kan kunden se vad som händer med ärendet?
Svar: Ja, antingen via de mail som går ut från systemet eller direkt på "Mina sidor" i kundportalen.
Kan tidrapporteringen på ärenden fungera både som fakturerings- och löneunderlag?
Svar: Ja, och vi gör även integrationer till lönesystem.
Kan man se på ett ärende vad det har kostat?
Svar: Du ser all tid och material. Vi kan även hämta kostnader från ekonomisystemets leverantörsreskontra som blir kostnader på det enskilda ärendet.
Kan jag fakturera direkt från ärendet?
Svar: Ja, det finns fullt stöd för fakturering med prislistor, kontering, attest och fakturering. I kundreskontran får du en helhetsbild över kundens ärendefakturor och hyresavier.
Går det att underlätta dialogen med kunder och leverantörer?
Svar: Ja, via "Mina sidor" kan hyresgäster och underentreprenörer sköta sin del av ärendeprocessen. Det finns också smarta mailrutiner utan systeminloggning.