Avtalsadministration

Tillsammans med kundreskontramodulen hanterar Avtalsmodulen alla typer av avtal som kräver någon bevakning. LEB ger dig alla funktioner för komplex hyresberäkning och fakturering. Systemet ger din organisation förbättrad överblick, tydlig struktur och alla avtalstyper samlade på ett ställe.

Behovsanalys avtal

I behovsanalysen av avtalsadministrationen går vi igenom alla era förekommande avtalstyper, avtalsvillkor, beräkningsmodeller, gränsdragningslistor och avtalsmallar. Vi utreder vilka roller och personer som ingår i avtalsadministrationen och knyter ihop integrationen till ekonomisystemet. Vi fastställer rutinen för vakanshantering.

En tydlig uppföljning av förfallostrukturer och andra nyckeltal är en förutsättning för ekonomiskt effektiv avtalsförvaltning.

Behovsanalys avisering

Resultatet av avtalsfaktureringen (för många samma sak som hyresaviseringen) landar i vår kundreskontra. På vägen dit konteras intäkterna. I detta steg ser vi över vilken typ av ekonomisystemintegration ni behöver och vi bestämmer hur detaljerad information ni vill överföra till ekonomisystemets huvudbok. Vi fastställer hur ni vill hantera aviutskrifter, e-fakturor, betalningar och påminnelser. Vill ni hellre använda ert ekonomisystems kundreskontra så går det utmärkt.

Vanliga frågor

Hur många avtal kan systemet hantera?
Svar: Tillräckligt. Vi har kunder med 160.000 avtal.
Klarar avtalen specialvillkor?
Svar: Vi har beräkningsmallar som fungerar som Excel. Går villkoren att skriva i en formel så går det i LEB också.
Kan vi använda våra egna dokumentmallar ifall vi inte vill ha Fastighetsägarna dokument?
Svar: Absolut, vi har en tajt integration till MS Word.
Elektronisk signering, fungerar det?
Svar: Ja, via samarbetspartners kan BankID användas.
Vi hyr in delar av vårt bestånd. Hur hanterar ni inhyrningar?
Svar: Det hanteras med speglade Inhyrningsavtal med möjlighet till autoattest och vakanskontroll/areadifferenser.
Kan ett avtal omfatta flera fastigheter, som på våra arrenden?
Svar: Ja. Kopplingen från avtalen till fastighetsstrukturen sätts upp efter era behov.
Vilka ekonomisystem kan ni koppla ihop er med?
Svar: Hittills alla vi provat. Ibland integreras huvudbok, ibland kundreskontran ibland bägge.

Mer om vår modul Avtal
Mer om vår modul Kundreskontra
Mer om våra integrationer med ekonomisystem

”Vi upphandlar våra system via LOU och LEB har vunnit två gånger i rad, vilket vi är glada över. Vi har stora volymer av både inhyrningsavtal och uthyrningsavtal och LEB har klarat att konfigurera sitt system efter våra behov.
Vi har inhyrningsavtal med hundratals olika hyresvärdar och där har LEB:s flexibilitet kring spegling av olika avtalsklausuler och beräkningsregler varit avgörande för att vi skulle få kontroll på alla inkommande hyresavier.
Att det sedan går fort att avisera våra 11000 egna uthyrningsavtal avseende lokaler och bostäder har ju varit en stor bonus.”

Monica Lingnert
Systemförvaltare Stockholm stad